Privacy Policy

De Seizoenarbeiders

Algemene Verklaring Persoonsgegevens De Seizoenarbeiders

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

1.2 Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen en vernietigen van gegevens.

1.3 Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

1.4 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt/degene die bepaalt welke verwerking van persoonsgegevens voor welk doel plaatsvindt.

1.5 Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Hierbij kan men denken aan bijvoorbeeld het kwijtraken van een USB-stick, de diefstal van een laptop, besmetting met malware of een inbraak door een hacker.

2. Verantwoordelijkheid en coördinator

2.1 De organisatie van VOF draagt collectieve verantwoordelijkheid voor de naleving van alle wettelijke regelingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.

2.2 De ondernemers van de Seizoenarbeiders is Coördinator Persoonsgegevens en zorgt voor het beheer en de verwerking van de persoonsgegevens die berusten bij de VOF.

2.3 De ondernemers kunnen de verwerking van de gegevens laten uitvoeren door een expliciet aangewezen administrateur. Is de administrateur lid van de VOF, dan ondertekent hij vóór aanvang van de werkzaamheden een Verklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals vastgelegd in bijlage1 van dit reglement.Is de administrateur een derde partij, dat wordt met deze een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarvan een voorbeeld is vastgelegd in bijlage 2 van dit reglement.

2.4 Gelet op de beperkte omvang van de verwerking van persoonsgegevens wordt bij de VOF geen functionaris voor de gegevensbescherming in de zin van de AVG aangesteld.

3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens en beheer

3.1 Door de VOF worden gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor: a. het bijhouden van een actuele ledenlijst van de vereniging;

1. het bijhouden van actuele relatielijsten van de VOF;
2. het financiële beheer van de VOF;
3. de organisatie van activiteiten;
4. het samenstellen en verzenden van (elektronische) nieuwsbrieven, bladen, persberichten en mededelingen;
5. de registratie van een taken, functies of specifieke kennis van leden; g. managementinformatie;
6. het bijhouden van het archief van de VOF.
   
   

   4. Verwerking van persoonsgegevens en het beheer

4.1 Door de VOF worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: a. voornaam, voorletters, achternaam en voorvoegsel(s);

1. straatnaam, huisnummer, postcode en plaats;
2. telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen);
3. aanspreekvorm;
4. bedrijf en/of beroep;
5. Iban-nummers ingeval van automatische incasso’s of het versturen van acceptgiro’s;
6. gegevens over door betrokkene betaalde facturen, donaties en/of sponsorcontracten over het lopende jaar en maximaal zeven daaraan voorafgaande jaren;
7. Paspoort en KvK-uittreksel

4.2 In het Register Verwerkingen Persoonsgegevens wordt door de ondernemers vastgelegd welke types persoonsgegevens door de vereniging worden verwerkt.

4.3 Voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van een administratief systeem voor gegevensverwerking, dit is Google.

4.4 Voor de verzending van elektronische nieuwsbrieven en mededelingen wordt gebruikt gemaakt van online programma’s voor nieuwsbrieven en mailings.

5. Toegang tot persoonsgegevens

5.1 Toegang tot (delen van) de persoonsgegevens hebben:

1. ondernemers van de VOF;
2. individuele relaties en klanten die zijn belast met de organisatie van activiteiten;
3. medewerkers van de VOF voor zover hun taak de omgang met persoonsgegevens met zich meebrengt;

5.2 Alle in 5.1. genoemde personen ondertekenen voorafgaand aan de toegang tot de gegevens de Verklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming.

5.3 Behoudens het bepaalde in de voorgaande gegevens en artikel 6.4 hebben derden – daaronder mede begrepen andere relaties dan de betrokkene zelf – geen toegang tot of inzage in de door de VOF verwerkte persoonsgegevens, tenzij derden op grond van een afgesloten verwerkersovereenkomst verwerking van persoonsgegevens is toegestaan, dan wel aan derden op basis van hun wettelijke bevoegdheden toegang of inzage moet worden verleend.

6. Publicatie van persoonsgegevens

6.1 De VOF onderhoudt een website. Op de website publiceert de vereniging een privacyverklaring, inhoudende het verenigingsbeleid met betrekking tot de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens en een verwijzing naar het geldende privacyreglement.

6.2 De VOF communiceert met haar leden via nieuwsbrieven, magazines en mededelingen. In deze nieuwsbrieven en magazines kunnen foto’s of video’s worden gepubliceerd van door de VOF georganiseerde activiteiten, waarop aan die activiteiten deelnemende klanten en relaties staan afgebeeld en eventueel met name genoemd worden.

6.3 De VOF onderhoudt onder andere accounts op Facebook, Twitter en Instagram (hierna: social media). Op deze social media kunnen teksten, foto’s of video’s worden gepubliceerd waarop betrokkenen van de VOF staan afgebeeld en met name genoemd. Persoonsgegevens anders dan naamgegevens van betrokkene worden uitsluitend middels een link naar het betreffende eigen account van betrokkene op deze social media gepubliceerd.

6.4 Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen de publicatie van foto’s en video’s en/of de vermelding van hun naam op de social media accounts van de vereniging. Artikel 9 van dit reglement regelt de manier van bezwaar maken.

6.5 Persoonsgegevens van klanten, relaties en samenwerkingen, dan wel delen daarvan, kunnen ter beschikking worden gesteld aan derden, daaronder mede begrepen andere betrokkenen dan de betrokkene zelf. Wie wil beschikken over persoonsgegevens dient daartoe een gemotiveerde aanvraag in bij de Seizoenarbeiders [e-mail:werken@deseizoenarbeiders.nl]. Binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag bericht de Seizoenarbeiders de aanvrager schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek kan worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed. De Seizoenarbeiders beslist of de ter beschikkingstelling van persoonsgegevens niet eerder zal plaatsvinden dan na toestemming van betrokkenen.

6.6 Foto’s en video’s waarop verenigingsleden herkenbaar zijn, kunnen niet ter beschikking van derden – daaronder mede begrepen andere relaties of betrokkenen dan de betrokkene zelf – worden gesteld, anders dan na toestemming van betrokkene.

6.7 Persoonsgegevens van relaties anders dan relaties van de Seizoenarbeiders kunnen pas ter beschikking van derden worden gesteld na toestemming van betrokkene. Foto’s en video’s waarop deze relaties – dan wel natuurlijke personen werkzaam bij deze relaties – herkenbaar zijn, kunnen pas na toestemming van betrokkene worden gepubliceerd.

7. Inzage in eigen persoonsgegevens

7.1 Betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Betrokkene kan daartoe op de website van de Seizoenarbeiders -via een aanmeldingsprocedure- de eigen persoonsgegevens oproepen.

7.2 Daarnaast kan betrokkene een verzoek tot inzage in eigen persoonsgegevens indienen bij de Seizoenarbeiders (e-mail: werken@deseizoenarbeiders.nl). Aan zo’n verzoek wordt binnen twee weken na ontvangst voldaan.

7.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde moeten zich op aanvraag kunnen legitimeren.

7.4 De Seizoenarbeiders kan weigeren aan een verzoek als bedoeld in dit artikel te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

7.5 Voor de verstrekking en verzending van afschriften worden geen kosten in rekening gebracht.

7.6 Een verzoek van betrokkene tot overdracht van zijn persoonsgegevens aan een andere organisatie wordt gelijkgesteld met het recht op inzage in eigen persoonsgegevens en op dezelfde wijze behandeld.

8. Aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen gegevens

8.1 Betrokkene heeft recht op aanvulling of correctie van opgenomen gegevens. Betrokkene kan daartoe op de website van de Seizoenarbeiders -via een aanmeldingsprocedure- de eigen persoonsgegevens veranderen. Een verwijdering van de totale gegevens kan niet via de website doorgevoerd worden.

8.2 Daarnaast kan betrokkene een verzoek tot aanvulling, correctie of verwijdering indienen bij de Seizoenarbeiders (e-mail: werken@deseizoenarbeiders.nl).

8.3 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

8.4 Binnen twee weken na ontvangst bericht de Seizoenarbeiders de betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

8.5 Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist. 8.6 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de administratie een verklaring opgenomen dat de gegevens op verzoek van betrokkene zijn verwijderd.

8.7 Verwijdering van persoonsgegevens kan er toe leiden dat voortzetting van de samenwerking met de Seizoenarbeiders niet meer mogelijk is. De betreffende persoon wordt hierover geïnformeerd.

9. Klachtenregeling

9.1 Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen door betrokkene of diens gemachtigde schriftelijk worden ingediend bij de Seizoenarbeiders. De organisatie bevestigt de ontvangst van de klacht aan betrokkene of diens gemachtigde met vermelding van het vervolg van de procedure.

9.2 Komt de Seizoensarbeiders tot de conclusie dat volledig aan de klacht kan worden tegemoet gekomen dan kan hij een daartoe strekkend voorstel doen aan de klager. Aanvaardt de klager die oplossing, dan is de klacht daarmee afgedaan en wordt de procedure van de art. 9.3 tot en met 9.4 niet gevolgd.

9.3 Indien handelen of nalaten van de Seizoenarbeiders (mede) aanleiding lijkt te hebben gegeven tot de klacht, wordt de behandeling van de klacht overgedragen aan een externe hulp buiten de VOF.

9.4 De Seizoenarbeiders formeert een commissie van drie personen die gezamenlijk de klacht beoordelen. De betrokkene heeft het recht door deze commissie te worden gehoord.

9.5 Binnen zes weken na ontvangst van de klacht bericht de Seizoenarbeiders de betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan de klacht tegemoet zal worden gekomen. De beslissing is met redenen omkleed.

9.6 Deze klachtenregeling beperkt niet de juridische mogelijkheden van betrokkene op grond van wet en regelgeving.

10. Bewaartermijn

10.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

10.2 De in het in artikel 4.4 bedoelde online programma voor nieuwsbrieven en mailings opgeslagen foto’s en video’s, waarop betrokkenen van de Seizoenarbeiders staan afgebeeld, worden na verloop van vijf jaar uit dat programma verwijderd.

10.3 De (digitale) aanmeldings- en presentielijsten van door de Seizoenarbeiders georganiseerde activiteiten worden binnen twee jaar na afloop van de betreffende activiteiten vernietigd.

10.4 De persoonsgegevens van betrokkene – niet zijnde tijdens activiteiten gemaakte foto’s en video’s waarop hij of zij staat afgebeeld – worden binnen twee jaar na overlijden of opzegging van de samenwerking verwijderd, tenzij sprake is van een wettelijke bewaartermijn .

11. Beveiliging van persoonsgegevens.

11.1 Iedereen die toegang tot persoonsgegevens krijgt conform art. 5, heeft van de Seizoenarbeiders voorlichting ontvangen over het beveiligen van ledengegevens en heeft het Privacyreglement gelezen. Daarnaast heeft elke verantwoordelijke vóór inzage van de gegevens een Verklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming ondertekend.

11.2 De persoonsgegevens van de vereniging zijn vastgelegd in de administratie bij Google. Toegang tot de administratie onderligt de veiligheidsinstellingen van Google en zijn na te lezen op de website van Google.

11.3 De persoonsgegevens die zijn vastgelegd in het programma voor mailings en nieuwsbrieven betreffen uitsluitend de benodigde gegevens en zijn uitsluitend toegankelijk na autorisatie door de een vastgelegde inlogprocedure.

11.3 Indien op enig moment sprake is van een (mogelijk) datalek wordt daarvan onmiddellijk melding gedaan aan de VOF van de Seizoenarbeiders.

11.4 de Seizoenarbeiders verwerkt het opgetreden (mogelijk) datalek conform het Protocol Datalekken.

11.5 Aan het begin van elk kalenderjaar worden de beheers/beveiligingsmaatregelen en de naleving van de AVG door de Seizoenarbeiders geëvalueerd.

12. Inwerkingtreding en toepassingsgebied

12.1 Dit reglement treedt in werking op 01 juni 2020.

12.2 Het reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen en relaties van de Seizoenarbeiders in de zin van de Algemene EU-Verordening Gegevens-bescherming (AVG).